Nola Egin Udal Izapideak Online Mutrikun: Urratsez Urratseko Eskuliburua

Goizeko zortziak dira Mutrikun, euria goian behean ari du Txurruka plazan, eta herritar bat udaletxeko arkupeetan babestuta dago ateak noiz irekiko zain. Errolda-agiria behar du premiazko kudeaketa baterako. Ez daki bere egongelako mahaitik, kafe bero bat hartzen duen bitartean, gutxi gorabehera bost minututan lor dezakeela dokumentu bera, busti gabe eta aldapak igo gabe. Udal administrazioarekin dugun harremana errotik aldatu da azken urteotan, baina oraindik ohitura zaharrek pisu handia dute gure egunerokoan.

Txurruka Plazatik Etxeko Pantailara: Udal Administrazioaren Eraldaketa

Udaleko arduradunek herritarren arretarako fluxuak aztertu zituztenean, datu argigarri batekin topo egin zuten: lehen solairuko erregistro-leihatilako ilara gehienak ziurtagiri arruntak eskatzeko sortzen ziren. Joseba Palenzuela alkatearen agintaldietatik bultzatutako modernizazio-ildoari jarraituz, espedienteen kudeaketa arintzea erabaki zen. Helburu nagusia bikoitza zen: batetik, udaletxeko barne-lana desblokeatzea; bestetik, Olatz, Galdona zein Astigarribia bezalako landa-auzo urrunetatik edo Goiko Plazara daramaten kale aldapatsuetatik herrigunerako joan-etorriak murriztea. Horretarako, oinarrizko errolda eta zerga-agirien ematea guztiz automatizatzea lehenetsi zen egoitza elektronikoan.

Aldaketa honek abantaila operatibo zuzenak ekarri dizkigu herritarroi. Aurrez aurreko udal erregistroaren ohiko ordutegia astelehenetik ostiralera 09:00etatik 14:00etara mugatzen da Txurruka plazako udaletxean. Aitzitik, egoitza elektronikoak urteko 365 egunetan eta 24 orduz erregistratzen ditu eskaerak, inolako etenik gabe. Gainera, errolda-agiri banaka bat modu telematikoan deskargatzeko prozesuak 3 eta 5 minutu artean irauten du, eta dokumentua egiaztapen-kode seguruarekin (CSV) berehala baliozkotuta geratzen da. Kode horri esker, inprimatutako kopia batek jatorrizko dokumentuaren balio juridiko bera dauka edozein administrazio publikoren aurrean.

Espedienteen trazabilitatea da beste pilare tekniko garrantzitsu bat. Paperezko sarrera zaharretan, herritarrak dokumentua leihatilan utzi eta erantzunaren zain geratu behar zuen, prozesua zein fasetan zegoen jakiteko aukera gutxirekin. Orain, karpeta herritarraren bidez, gure eskaera bakoitzaren egoera denbora errealean kontsulta dezakegu: noiz erregistratu den, zein udal sailetara bideratu den —hirigintzara edo kontu-hartzailetzara, esaterako, eta ebazpen-proposamenik dagoen ala ez.

Sarbide Digitalaren Giltzak: BakQ, Ziurtagiriak eta Gailuen Prestaketa

Egoitza elektronikoan sartu eta gure burua identifikatzeko, hainbat tresna kriptografiko ditugu eskuragarri Euskal Autonomia Erkidegoko administrazioetan. Hasiera batean, txartel-irakurgailu fisikoak eskatzen zituzten ziurtagiri kriptografikoak (hala nola NAN elektronikoa edo Izenperen herritarren txartel berde zaharrak) sustatu ziren. Hala ere, praktikan ikusi zen herritar askok driver-ak eta software gehigarria etxeko ordenagailuetan instalatzeko arazo larriak zituztela. Oztopo tekniko horiek ikusita, sistema fisikoak lehenetsi izana baztertu eta hodeian oinarritutako identifikazio-sistemak bultzatzea erabaki zen, edozein gailu mugikorretik zein ordenagailutik ezer instalatu gabe erabili ahal izateko.

Gaur egun, Izenperen BakQ identifikazio-sistema ofiziala da tresnarik erabiliena eta gomendagarriena Mutrikuko Udalarekin harreman telematikoak izateko. Sistema honek segurtasun-maila altua eta erabilgarritasun erraza uztartzen ditu, hiru elementutan oinarritutako bi faktoreko autentifikazioa erabiliz saio bakoitzean:

• Identifikatzailea: Erabiltzailearen NAN edo AIZ zenbakia, letra barne.
• Pasahitza: Herritarrak berak aukeratutako 8 karaktere baino gehiagoko gako pertsonala.
• Bigarren faktorea: Izapidea sinatzeko edo saioa hasteko unean sakelako telefonora SMS bidez bidaltzen den 6 digituko behin-behineko kodea.

BakQ gakoa aktibatzeko beharrezkoa da behin bakarrik aurrez aurreko identifikazioa egitea udaletxeko Herritarren Arreta Zerbitzuan (HAZ) edo KZgunean. Prozesu horrek 10 minutu inguru irauten du: langile publikoak gure nortasuna egiaztatzen du NAN fisikoaren bidez, gure telefono-zenbakia eta helbide elektronikoa sisteman erregistratzen ditu, eta berehala jasotzen dugu aktibazio-esteka posta elektronikoan. Hortik aurrera, giltza digital horrek Mutrikuko Udalean ez ezik, Osakidetzan, Gipuzkoako Foru Aldundian eta Eusko Jaurlaritzan ere balio digu.

Gailuen Baldintza Teknikoak eta Ordezkaritza

Izapide arruntetarako —agiriak deskargatu, ordainagiriak kontsultatu edo inprimaki sinpleak bete, nahikoa da eguneratutako edozein nabigatzaile web (Firefox, Chrome, Edge edo Safari) eta BakQ kodea. Alabaina, hirigintzako proiektu pisutsuak edo dokumentazio tekniko konplexua sinatu behar dugunean, baliteke sistemak ziurtagiri digital aurreratua eta sinadura-programa espezifikoak eskatzea, hala nola Idazki Desktop edo AutoFirma. Kasu horietan, gailuak Java ingurunea edo dagokion aplikazioa behar bezala konfiguratuta izan behar du sinadura kriptografikoa lokalean sortzeko.

Abisua: Identifikazio-sistema digitalak pertsonalak eta besterenezinak dira; hirugarren baten izenean (adibidez, adineko senide baten, bizilagun baten edo kirol-elkarte baten ordez) izapideak egiteko, aldez aurretik Eusko Jaurlaritzaren eta Foru Aldundien ahalordetze-erregistro elektronikoan ordezkaritza formalki alta emanda egon behar da.

Eskaera Bat Hasieratik Amaierara: Dokumentazioa, Erregistroa eta Egiaztagiria

Behin gure identifikazio-tresna prest dugula, demagun etxebizitzan obra txiki bat egiteko baimena eskatu nahi dugula edo Natura 2000 sarearen barruan dagoen landa-eremu bateko lursail baten inguruko kontsulta ofizial bat erregistratu nahi dugula. Prozedura teknikoa beti egitura berari jarraituz garatzen da egoitza elektronikoan.

1. Urratsa: Izapideen Katalogoan Bilaketa Egokia Egitea

Mutrikuko Udalaren webguneko egoitza elektronikoan sartzean, izapideen katalogo gaiaren arabera sailkatuta aurkituko dugu: Errolda eta biztanleria, Hirigintza eta obrak, Zergak eta tasak, Dirulaguntzak, edo Gobernu irekia. Funtsezkoa da gure beharrari dagokion inprimaki espezifikoa aukeratzea. Esaterako, zerga baten helbideratzea aldatzeko berariazko prozedura bat dago, eta hori erabiltzeak espedientea zuzenean diruzaintza sailera bideratzen du. Bila gabiltzan izapide zehatza zerrendan agertzen ez bada bakarrik erabiliko dugu "Eskaera orokorra" deritzon sarrera-erregistroa.

2. Urratsa: Dokumentazio Osagarria Prestatzea

Fase honetan gertatzen dira akats tekniko gehienak. Erregistro elektronikoaren lehen urteetan, jasotako eskaera asko atzera botatzen ziren edo zuzentzeko eskatzen zen erantsitako dokumentuak irakurgaitzak zirelako —askotan sakelako mugikorrarekin gaizki ateratako argazki ilunak ziren, edo udalaren sistema informatikoak onartzen ez zituen formatuetan zeudelako. Arazo horiek konpontzeko, udalak fitxategien harrera-irizpideak estandarizatu zituen, PDF/A formatua lehenetsiz artxibatzeko berme osoa ematen duelako, eta fitxategi bakoitzaren tamaina mugatuz.

Dokumentuak sisteman kargatu aurretik, ziurtatu baldintza tekniko hauek betetzen dituztela:

1. Formatu estandarra: Dokumentu guztiak PDF formatuan gorde. Irudiak badira (planoko argazkiak, adibidez), JPG edo PNG onartzen dira, baina testu-dokumentuetarako PDFa da bide bakarra.
2. Tamaina muga: Erantsitako dokumentu bakoitzak ezin du 10 eta 15 megabyte (MB) arteko muga gainditu. Aurrekontu edo proiektu batek gehiago pisatzen badu, bereizmena murriztu edo hainbat zatitan banatu beharko dugu.
3. Izen garbiak: Fitxategien izenek ez dute karaktere berezirik (ñ, ç, azentu-markak, ikurrak) edo izen luzeegirik izan behar. Sistemak errorea eman dezake fitxategiak Aurrekontua_Obra_2024.pdf beharrean Peñaren aurrekontua #1 (behin-betikoa).pdf izena badu.

Aholkua: Etxean eskaner fisikorik ez baduzu, erabili mugikorreko dokumentu-eskaner aplikazioak (kamera arruntaren ordez) paperezko agiriak PDF garbi eta arin bihurtzeko, itzalak kenduz eta testuaren kontrastea hobetuz.

3. Urratsa: Inprimakia Betetzea, Jakinarazpena eta Sinadura

Dokumentuak erantsi ondoren, inprimaki elektronikoaren eremuak beteko ditugu eta, oso garrantzitsua dena, jakinarazpen-kanala aukeratuko dugu. Jakinarazpen elektronikoa hautatzen badugu, udalak ez digu eskutitzik bidaliko etxeko postontzira; horren ordez, abisu bat jasoko dugu gure posta elektronikoan edo SMS bidez, egoitza elektronikoan jakinarazpen bat zain dugula ohartaraziz. Pertsona fisikoek paperezko jakinarazpenaren eta elektronikoaren artean aukera dezakete, baina pertsona juridikoek (enpresek, elkarteek, kooperatibek) bide elektronikoa erabili behar dute derrigorrez.

Azkenik, "Sinatu eta bidali" botoia sakatuko dugu. BakQ erabiltzen ari bagara, SMS bidez jasotako kodea sartuko dugu. Eskaera modu telematikoan sinatu eta bidali ondoren, sistemak segundo gutxitan sortzen du sarrera-erregistroaren egiaztagiria, ordua eta minutu zehatza jasotzen dituen zigilu elektronikoarekin. Dokumentu hori gure ordenagailuan gorde behar dugu, horixe baita izapidea epe barruan eta behar bezala aurkeztu dugula frogatzen duen agiri ofizial bakarra.

Pantailak Dena Ezin Duenean: Noiz Komeni da Udaletxera Bertaratzea?

Administrazio elektronikoak izapide burokratiko gehienak errazten dituen arren, udal kudeaketa guztia ezin da pantaila baten atzean ebatzi. Gizarte-zerbitzuetako balorazioak eta hirigintzako zenbait kontsulta tekniko ezin dira inprimaki huts baten bidez kudeatu. Horregatik, arreta mistoko eredua finkatu zen Mutrikun: prozedura estandarizatuak sarera bideratzen dira, eta diagnostiko pertsonala edo azterketa xehea eskatzen dutenak aurrez aurreko hitzordura.

Zehazki, hiru egoera hauetan komeni da udaletxera bertaratzea:

• Hirigintzako proiektu konplexuak: Alde Zaharreko eraikinetan esku-hartzeak egin behar direnean, babes-maila bereziak daudenean edo Geoparkeko landa-lurretan jarduerak abiatu nahi direnean, ezinbestekoa da udal arkitektoarekin edo aparejadorearekin planoak mahai gainean aztertzea, eskaera ofiziala erregistratu aurretik irizpide teknikoak argitzeko.
• Gizarte-zerbitzuetako elkarrizketak: Mendekotasun-egoerak, gizarte-larrialdiko laguntzak edo familia-esku-hartzeak lantzeko, gizarte-langileek elkarrizketa pertsonalizatuak eta konfidentzialak behar dituzte, herritarraren testuinguru osoa ulertzeko.
• Arrakala digitala eta laguntza zuzena: Baliabide teknologikorik ez duten herritarrek edo tresna digitalekin moldatzen ez diren adineko pertsonek Herritarren Arreta Zerbitzura (HAZ) jo dezakete. Bertako langileek laguntza zuzena eskaintzen dute izapideak bideratzeko eta jatorrizko dokumentu fisikoen konpultsa edo digitalizazio bereziak egiteko.

Gizarte-zerbitzuetako teknikariekin edo udal arkitektoarekin aurrez aurreko bilera bat izateko, aurretiko hitzordua eskatu behar da telefonoz edo webgunearen bidez, eta itxaronaldia 3 eta 7 lanegun artekoa izan ohi da. Beraz, kontsulta tekniko bat badugu, komeni da hitzordua garaiz eskatzea, ondoren proiektua edo eskaera erregistro elektronikoan epe barruan sartu ahal izateko.

Epeen kontrol zorrotzari dagokionez, administrazio elektronikoak abantaila handia ematen du azken orduko presak kudeatzeko, baina arau administratiboak ondo ezagutu behar dira. Erregistro elektronikoak eguneko 24 orduetan funtzionatzen du; hala ere, epe-muga jakin bat duten dirulaguntza, lehiaketa edo alegazioetan, azken eguna jaieguna edo asteburua bada Mutrikun, epea automatikoki luzatzen da hurrengo lehen egun balioduneko 23:59ak arte. Dena den, udal zerbitzarietan edo gure etxeko konexioan azken minutuko arazo teknikoak gerta daitezkeela kontuan hartuta, ez da batere gomendagarria izapidea azken ordura arte uztea.

BakQ gakoa aktibatuta izateak eta dokumentuak PDF formatu arinean prestatzeak udaletxeko ilarak saihesten ditu, ohiko baldintzetan izapide arruntak etxetik bost minututan eta erabateko berme juridikoarekin ebazteko aukera emanez.

Tresna guztiak eskura ditugu eta prozedurak argi daude: hurrengo errolda-agiria edo baimena eskatu behar duzunean, Txurruka plazako leihatilara joango zara goizeko ordutegian, ala gaur bertan hartuko dituzu hamar minutu HAZen zure BakQ gakoa aktibatzeko?